Estrutura de definição dos processos
Antes de iniciar a documentação de um processo, verifique se o mesmo já não está documentado, pois caso esteja, ao invés de criar um documento duplicado, pode-se analisar e complementar a documentação do processo tornando-a mais completa e confiável.
TópicosUma de Definiçdefinição de Processoprocesso deve conter:
- Nome do processo
- Resumo do processo
- Envolvidos no processo
- Etapas do processo
- Ponto inicial do processo
- Ponto final do processo
- Resultado esperado
Nome do processo
Inicialmente você deve utilizar ou criar um nome descritivo do que o processo em geral irá fazer, que tenha relação direta com o resultado final esperado.
Este nome será o nome utilizado no capítulo responsável pela documentação do processo em questão.
Processos devem possuir responsabilidades únicas, ou seja, evite criar processos do tipo "Executar processo e verificar valor" ou "Gerar relatório e enviar e-mail"
Resumo do processo
No resumo do processo, deve-se realizar uma descrição do que é o processo documentado, contextualizando a sua descrição à rotina que ele pertence (caso exista).
Envolvidos no processo
Todo processo tem pessoas, sistemas ou departamentos envolvidos, relatar quem são esses envolvidos ajuda para definir quem são os "responsáveis" diretamente naquele determinado processo.
Etapas do processo
UmNeste tópico, deve-se "quebrar" o processo podeem seretapas, muitoinformando longode emaneira contersucinta muitas partes na qual outros processos são chamados ou que sejairá dependenteacontecer paradurante quea consiga prosseguir, entãexecução selecione as partes mais importante do processo todo e faça uma divisão entre eles, para que ao estar descrevendo as partes extraídas, fique mais fácil descreve-las e tornando-as muito mais completas. processo.
Ponto inicial inicial do processo
Todo processo parte depossui uma origem, ou se inicia após uma determinada ação, então é importante analisar e descrever quem dependeou desteo iniciaçque é o "gatilho" responsável pelo início da execução do processo,processo sedocumentado. existeEsse alguma"gatilho" partepode relacionadaser ouum naclique, quala conclusão iniciode do seuum processo depende anterior, um evento, etc.
Ponto final do processo
O ponto final do processo é a ultima ação cujo seu processo irá efetuarexecutar, antespara deidentificar chegareste aoponto resultadoé esperado.importante responder a seguinte pergunta: Após qual etapa, o processo pode ser considerado como concluído?
Resultado esperado
Todo processo tem um resultado, que se forforem respeitadorespeitadas todas as etapas, apresentará um resultado que era esperado,esperado. entãNeste tópico, também é importante relatar possíveis resultados incorretos e o aoque finalizarpode ater gerado tal resultado. Resultados estes, que serão documentados no "roteiro do processo".
Para um exemplo de definição dode processo, adicione qualconsulte o resultadocapítulo esperado para quando alguém reproduzir "Revisão processoColaborativa". relatado[linkar sejaapós fácil identificar se conclusão resultadoda corresponderefatoração aodo esperado.processo]