Estrutura de definição dos processos

Antes de iniciar a documentação de um processo, verifique se o mesmo já não está documentado, pois caso esteja, ao invés de criar um documento duplicado, pode-se analisar e complementar a documentação do processo tornando-a mais completa e confiável.   

Uma definição de processo deve conter:

• Nome do processo
• Resumo do processo
• Envolvidos no processo
• Etapas do processo
• Ponto inicial do processo
• Ponto final do processo
• Resultado esperado

Nome do processo 

Inicialmente você deve utilizar ou criar um nome descritivo do que o processo em geral irá fazer, que tenha relação direta com o resultado final esperado. 

Este nome será o nome utilizado no capítulo responsável pela documentação do processo em questão.

Processos devem possuir responsabilidades únicas, ou seja, evite criar processos do tipo "Executar processo e verificar valor" ou "Gerar relatório e enviar e-mail"

Resumo do processo

No resumo do processo, deve-se realizar uma descrição do que é o processo documentado, contextualizando a sua descrição à rotina que ele pertence (caso exista).

Envolvidos no processo

Todo processo tem pessoas, sistemas ou departamentos envolvidos, relatar quem são esses envolvidos ajuda para definir quem são os "responsáveis" diretamente naquele determinado processo.

Etapas do processo

Neste tópico, deve-se "quebrar" o processo em etapas, informando de maneira sucinta o que irá acontecer durante a execução do processo. 

Ponto inicial do processo

Todo processo possui uma origem, então é importante analisar e descrever quem ou o que é o "gatilho" responsável pelo início da execução do processo documentado. Esse "gatilho" pode ser um clique, a conclusão de um processo anterior, um evento, etc.

Ponto final do processo

O ponto final do processo é a ultima ação cujo seu processo irá executar, para identificar este ponto é importante responder a seguinte pergunta: Após qual etapa, o processo pode ser considerado como concluído?

Resultado esperado

Todo processo tem um resultado, que se forem respeitadas todas as etapas, apresentará um resultado que era esperado. Neste tópico, também é importante relatar possíveis resultados incorretos e o que pode ter gerado tal resultado. Resultados estes, que serão documentados no "roteiro do processo".

Para um exemplo de definição de processo, consulte o capítulo "Revisão Colaborativa". [linkar após conclusão da refatoração do processo]