Estrutura de definição dos processos
Antes de iniciar a documentação de um processo, verifique se o mesmo já não está documentado, pois caso esteja, ao invés de criar um documento duplicado, pode-se analisar e complementar a documentação do processo tornando-a mais completa e confiável.
Tópicos de Definição de Processo
- Nome do processo
- Resumo do processo
- Envolvidos no processo
- Etapas do processo
- Ponto inicial do processo
- Ponto final do processo
- Resultado
Nome do processo
Inicialmente você deve utilizar ou criar um nome descritivo do que o processo em geral irá fazer, que tenha relação direta com o resultado final esperado.
Este nome será o nome utilizado no capítulo responsável pela documentação do processo em questão.
Processos devem possuir responsabilidades únicas, ou seja, evite criar processos do tipo "Executar processo e verificar valor" ou "Gerar relatório e enviar e-mail"
Resumo do processo
No resumo do processo, deve-se realizar uma descrição do que é o processo documentado, contextualizando a sua descrição à rotina que ele pertence (caso exista).
Envolvidos no processo
Todo processo tem pessoas, sistemas ou departamentos envolvidos, relatar quem são esses envolvidos ajuda para definir quem são os "responsáveis" diretamente naquele determinado processo.
Etapas do processo
Um processo pode ser muito longo e conter muitas partes na qual outros processos são chamados ou que seja dependente para que consiga prosseguir, então selecione as partes mais importante do processo todo e faça uma divisão entre eles, para que ao estar descrevendo as partes extraídas, fique mais fácil descreve-las e tornando-as muito mais completas.
Ponto inicial
Todo processo parte de uma origem, ou se inicia após uma determinada ação, então é importante analisar e descrever quem depende deste iniciação do processo, se existe alguma parte relacionada ou na qual o inicio do seu processo depende
Ponto final
O ponto final do processo é a ultima ação cujo seu processo irá efetuar antes de chegar ao resultado esperado.
Resultado esperado
Todo processo tem um resultado, que se for respeitado todas as etapas, apresentará um resultado que era esperado, então ao finalizar a definição do processo, adicione qual o resultado esperado para quando alguém reproduzir o processo relatado seja fácil identificar se o resultado corresponde ao esperado.