Estrutura de definição dos processos
Antes de iniciar a elaboração de um processo, verifique se o mesmo já não esteja criado por outra pessoa,criado, pois caso tenha, ao invés de criar novamente, você pode analisar e complementar o processo tornando-o mais completo e confiável.
Passos importantes na elaboração do processo
Definindo o nome
Inicialmente você deve utilizar ou criar um nome descritivo do que o processo em geral irá fazer, que tenha relação direta com o resultado final esperado.
Definindo o que o processo irá abordar (?)
Um breve resumo sobre todo o processo ajuda a prever o que será tratado e abordado antes mesmo de começar a ler todo processo descrito.
Extraindo e dividindo o processo em partes
Um processo pode ser muito longo e conter muitas partes na qual outros processos são chamados ou que seja dependente para que consiga prosseguir, então selecione as partes mais importante do processo todo e faça uma divisão entre eles, para que ao estar descrevendo as partes extraídas, fique mais fácil descreve-las e tornando-as muito mais completas.
Envolvidos
Todo processo tem pessoas ou ações envolvidas, relatar quem são esses envolvidos ajuda para definir quem são os "responsáveis" diretamente naquele determinado processo.
Ponto inicial
Todo processo parte de uma origem, ou se inicia após uma determinada ação, então é importante analisar e descrever quem depende deste iniciação do processo, se existe alguma parte relacionada ou na qual o inicio do seu processo depende
Ponto final
O ponto final do processo é a ultima ação cujo seu processo irá efetuar antes de chegar ao resultado esperado.
Resultado esperado
Todo processo tem um resultado, que se for respeitado todas as etapas, apresentará um resultado que era esperado, então ao finalizar a definição do processo, adicione qual o resultado esperado para quando alguém reproduzir o processo relatado seja fácil identificar se o resultado corresponde ao esperado.
Perguntas que podem ser consideradas na elaboração dos processos
Este processo já está relatado?Qual o objetivo deste processo?Esse processo depende de outro processo?Quais são os envolvidos (departamentos/pessoas) no processo?Qual ponto inicial e final do processo?Qual o resultado esperado do processo?O resultado final pode impactar em outro processo?
Essas perguntas muitas vezes podem mudar o rumo de um processo, então antes de começar a descrever e documentar seu processo, pense nelas e veja o quão importantes elas podem ser antes de começar a descreve-lo.